采购成本控制4大难题

                                      ——项目材料采购成本控制（2）

文|杨宝明 博士 鲁班咨询　首席顾问

材料成本占工程总成本的60%左右，然而采购成本管控的4大难题是建企利润率低下的重要原因，有必要利用先进信息技术建立一套智能分析、反馈迅速的数字神经系统，帮助建企提升成本管控能力。

4大难题

项目采购是项目成本消耗最大的一块（60~70%），由于缺乏有效的采购管理手段和技术支撑，当前各大建企总部对项目部、项目经理对采购人员的采购行为控制力都是十分弱的。总部除极少数大宗采购外会放权给项目部，项目经理也将中小宗采购不得不放权给采购人员，这是建企利润率低下的重要原因。采购成本管控难突出表现在4个方面。

1、供应渠道不足。建企若进入一个新的市场区域，物资采购渠道缺乏会严重影响到项目运营成本。一则采供双方缺乏信任度，付款条件价格都将偏高，另外寻找考察等交易成本较高。如何高效、快速建立起一个新区域的采购体系，就显得相当重要。当前可依赖第三方资源还较少，质量不够高，建材信息网站上的供应商由于并不依赖网站成功交易，也缺乏使用实力评价体系，作用还有局限。

另一种情况是各大企业大都还处于手工询价（电话传真为主）作业方式，供应商和价格信息成为采购人员核心竞争力。由于信息在企业内没有共享能力，有的项目部对某种不常见材料找得昏天黑地，甚至要耽误工期，最后将贵和差的产品采购进来，不经意间却知晓附近的自己企业的工地却有价廉质优的供应商。

大型建企若能将全公司采购人员中所有供应商信息和价格低成本、高效率的利用一个信息系统共享起来，价值甚为巨大，这样就可以用全公司的知识和资源为全公司服务。

这样的系统运行机制很重要，采购人员一般没有积极性主动去输入相关信息，更不要说询价全过程数据了。这种机制必须为采购人员工作提高效率，不能增加额外的工作量。

2、采购腐败控制。大型建企的采购腐败在当前社会环境中是广泛存在的，不同的企业和项目主要是程度的不同而异，较难彻底杜绝。在当前合适价值观贯彻十分困难情况下，总部和上级的控制能力加强是十分必需的。

即使在承包经营的项目中，任用亲戚做采购员，现实中也很难避免采购腐败，项目经理甚至同时聘进自己的亲戚、老婆的亲戚互相制约，这显然不是彻底的办法，好的制度和信息系统才更加管用。

利用信息系统控制采购腐败的关键在于系统是否能够让上级低成本、快速度实现与基层采购的信息对称。通过全公司范围内的数据比对（甚至与外部数据比对），低成本发现采购中的问题，当这样一个高效率系统存在时，腐败现象将自然减少。

3、战略合作供应商供应价逐步走高。战略合作供应商刚确定时，供应商一般以较好的价格与质量入围。随着时间推移，供应商与基层采购人员关系越来越好，且缺乏足够充分的竞争和足够充分的监督时，供应价格会逐渐走高，造成项目的利润流失。如何保持战略合作的同时控制住采购价格，既需要一定的机制保障，也需要强大的信息系统的支撑，使战略合作供应商保持竞争的压力不能超过合理利润。这样的信息系统需要充分足够的实时数据支撑，智能地比较分析，进行价格预警。

4、价格波动引起损失。建材价格波动频繁，有时甚至较快，严重时钢材价一天调整几百元，其他所需产品调幅也不会小。如果项目部的价格信息系统不敏感，会造成较大损失。供应商在价格走高时会要求价格调整，走低时却不会主动下调，项目采购人员由于工作繁忙，很难对各种材料的价格变动及时准确监控，这种情况引起项目利润较大损失是难免的。

这就需要一种信息系统，利用全公司足够的实时数据，进行分析对比，及时智能自动的对比反馈，及时与供应商调整供货结算价格。

解决方案

采购成本控制的4大难题会严重影响项目利润，建立一套智能分析反馈迅速的数字神经系统很有必要，这样的系统要具备以下几个条件：

1、高效率、低成本的数据采集。系统帮助采购人员高效完成询价工作的同时，完成数据采集工作，完整详尽的询价过程数据能进入企业数据库，任何增加基层采购人员的工作将会增加系统执行的阻力，难以保证数据的完整性、准确性。

2、可实行实时共享机制。知识和信息通过企业内的全面共享创造更大价值，可快速拓展供应渠道。但共享信息有严格的权限分级授权机制。

3、数据挖掘分析。通过对全部数据的分析挖掘形成企业中准价格、平均价格等控制线，并对每个报价单过高过低提出预警。

4、管理者获得详细数据成本低、速度快。当上下级信息对称时，采购的规范性和成本将得到很好地控制。管理的本质是信息对称，采购管控尤其如此。系统若能使管理者获取过程数据更加容易、迅速，低成本管控能力则快速提高。

鲁班通企业级材价信息（询价）解决方案，就能很好满足这些需求，为企业级采购成本控制创建了一个很好管控平台，既有利于提升采购人员工作效率和工作质量，又能实行以上管理需求。可在大型建企采购成本管控中创造巨大价值：

1）基于互联网企业级BNS平台。保证了询价人、供应商通讯的方便自由高效；

2）企业服务器可自动收集全过程询价数据。用于控制分析，同时进行公司内数据分享。

3）企业管理客户端可实行企业架构设置、用户设置、数据过滤设置、中准价算法设置。实现数据高效查询统计分析；

4）领导用户客户端。具有极强数据查询、统计分析功能，对企业全局有较强的掌控能力；

5）系统服务商通过自建数据库为系统用户扩充供应渠道，特别是新进入市场区域。

在本系统支撑下，企业采购管控完全可以升级，将更多的采购权上移，实现更多的集中采购，增加采购利润，采购权在基层的采购项目的成本控制也将大大得到控制。

发表于《造价师》