材料采购管控新理念

文|潘孝军 上海鲁班软件有限公司 产品经理

当前施工总承包企业信息化建设正发火如荼地进行，但效果和效率却不尽如人意。特别是涉及到材料采购、成本控制、过程控制等核心问题方面，工程基础数据严重缺失，信息化管控难以开展。

随着计算机的发展，互联网技术的进步，信息化在各行各业中迅猛发展，建筑业也不例外。当前最热的莫过于施工总承包企业特级资质标准信息化的考评，各单位正如火如荼的进行信息化建设，但效果和效率却不尽如人意。特别是涉及到材料采购、成本控制、过程控制等核心问题方面，工程基础数据严重缺失，信息化管控难以开展。本人分享一些关于材料采购管理的新方案。

阳光采购

材料采购是项目管理中一个敏感、复杂、易出现问题的环节，它不仅关乎成本，还关联着质量和安全，因此企业的领导都非常重视：建章立制，理顺采购程序，规范采购行为。但是采购中还是出现了形形色色的问题，“暗箱操作”屡见不鲜，甚至还酿成了“人间惨剧”，因此而落马的企业高层不在少数。究其原因不一而足。如果能让电脑来代替人脑的控制，避免人际关系的干扰,让所有的采购都在阳光下进行，也许那悲惨的一幕幕就不会发生。

采购流程信息化首先从询报价开始，海量的建材询价，您想货比三家那可不是件容易的事。一种材料电话询价三五家才勉强有比对意义，而一个工程可能涉及几十万种材料，这样询价的工作量就非常之大。采购人员很想通过扩大询价面来降低采购成本，但往往心有余而力不足。所以在这里就需要有一个系统能代替人工劳动，询报价不再需要一一电话，而是一对多地进行业务洽谈，所有的业务都在同一平台上自动处理进行，采购流程就能实现自动化与信息化，既降低了成本又提高了工作效率，化繁杂为简单，使枯燥变有趣。其次是材料采购透明度的问题。材料采购一旦公开透明，项目利润就可以提高好几个百分点，偷工减料的概率会减少很多，“豆腐渣”工程逐渐被杜绝，工程事故从而降低。那材料采购怎么透明呢？那就需要我们的材料采购行为和监管工作在一个平台下进行，信息渠道公开畅通。材料采购的监管领导可以参与到采购过程中去，而且领导想监管某个过程可以随时看到他们想看到的数据，甚至领导还可以获得外部的数据作为依据来反查内部数据的合理性，及时发现问题并纠正错误，再智能一点可以让所有的流程都在网上进行，所有的单据处理、审批、支付都在线完成。有了这样的平台，领导和下属信息就对称了，甚至领导在管理上成为信息的优势者，采购更透明，监管更有力，管理更有效，成本就会更低，项目利润得到有效提高，员工的待遇和福利也相应增加。一切都在阳光下进行，每个人都能感受到阳光的温暖。

智能供应商管理

大型建企都有很多自己的合格供应商，对这些供应商也都进行了有效的管理，有的还每年都考核评审一次，形成合格供应商名录。供应商的评审工作十分麻烦，面对成千上万家供应商，怎样才能科学合理地把信用度高、服务好、产品质量好的优质供应商筛选出来呢？这是个浩大的工程，很多企业在上面花费了很多人力和物力也未能达到理想的效果。特别是在大型主材的采购方面很多企业都签有战略合作伙伴，这样企业就与供货商之间形成了一个优势互补、长期合作的关系，但对战略合作伙伴的评价和挑选又是一个令人头疼的问题。当前的解决办法是组织成本部，材料科、仓管等相关人员共同审核，综合评价一下价格和服务的优劣，由于供应商众多，所以往往都走了形式，很难保证筛选出来的供应商的质量，再说又是完全人为评定，主观色彩浓重，结果往往不尽如人意。

如果在供应商评定中，有一个系统可以帮助我们来评定，这样就避免了人为干扰，电脑毕竟是刚正不阿的。在我们和供应商合作之初，就给每个供应商一个信用度额度，根据供应商每次合作服务的满意度系统为其自动打分，这样供应商的信用度就不依赖个人的主观偏好来评定了；同时要考虑到买方和供应商的人际关系和个人喜好所造成的合作服务的特殊性，还可以使用一套人为考评制度来优化考核，满足不同需求和不同情况。通过这种机制供应商就会自动地做好自己的服务，售出最好的产品，获取客户的满意度。因为他的信用度和商业行为不仅某家供应商知道，系统的其他人也可以看到。这样就造成信用高的人业务不断，信用差的人就渐渐淡出了市场，这样既保证了采购者的利益又维护了行业氛围。

材价信息轻松查

建筑材料纷繁复杂，种类繁多，材料管理是个很难的技术活。没有电脑办公的时候，所有信息载于纸上，容易丢失、出错；信息的收集、整理、查阅难度大。面对一大堆材料合同和报价单，要想快速找到自己想要找的信息往往要费九牛二虎之力。招投标时我们期望可以看到某种材料在某地区某个时间的报价，往往找不到合理的数据做参考，不得以就只能参考定额站和建材网上的价格，熟悉材价市场的人一般都不会特别相信他们的价格。那我们怎么才能快速获得合理的市场价格呢？

如果我们想快速的获得准确的市场材价信息，我们仅凭借传统的电话传真式手工询报价肯定是不可能实现的。要实现又快又准的获取材价信息，必须满足三个必要条件：一是要有强大的数据来源，二是这些数据必须是要能实施动态更新，三是对这些数据要能自动智能的分析比对。首先我们遇到的问题是怎么获取海量的数据？而这些数据又在哪里呢？无疑最全最有效的第一手数据在我们的材料员那里，只要我们能把每个材料员的数据共享起来，我们就可以获得海量的数据，而完成这一任务需要我们搭建一个材料价格的共享平台。其次，这些数据必须是实时动态更新的，市场上每时每刻发生的材料价格信息都能在平台里留下记录，而且还可以把市场材料报价和成交价区分出来，这样就能保证数据的准确合理，要实现这一点那需要采购平台要能延伸到每一个供应商，让采购交易的双方都使用平台进行业务往来（B2B）,积累下的数据才是即时更新的。最后，必须还要把这些数据关联起来，可以根据我们的要求进行分析、比对、查询。完成以上操作以后，我们就建立了一个强大的材料数据库，我们所有的人和单位就可以分享里面的数据，快速找到我们所需要的数据，从而为每个决策提供数据依据。

　　全国共享一张网

随着企业实力的增强，跨区域的项目越来越多，新地区新项目的供应商网络建立面临挑战。材料采购成本管理压力大，稍有不慎项目就会亏损。由于人事生僻，供应商容易哄抬价格造成工程成本居高不下，我们都很渴望在新地区能又快又好的建立供应商网络，了解当地价格行情，只是苦于没有更好的解决办法，造成企业在异地接项目诚惶诚恐。

如果到一个新区域，能够知晓当地伙伴单位的供应商情况或者是能够快速了解当地材料市场行情，那绝对是件大快人心的好事。怎么才能实现呢？首先需要联合业内所有的企业把大家各地的价格信息共享起来，当然是要建立在维护每家企业的合法利益的前提下的。同时要能查询到项目所在地各种材料供应商的信用度情况和当地的价格信息，那我们在到新地区去发展的时候便会高枕无忧了。这样就形成了一个产业联盟，大家精诚合作，互利多赢，为别人带来方便的同事别人也给你带来了巨大的价值。因此在进入新区域时我们不再担心，不再劳神费力、不再劳命伤财。建立一个跨区域的材料采购信息化平台，需要异地材料数据的人或单位都可以如愿以偿，跨区域供应商网络的建立也可以轻而易举。

材料采购是工程造价中非常重要的一环，而材料价格控制又是项目成本控制中的重要一环，有效的控制材料采购就有效的控制了项目利润。材料采购的管理应该借助于先进的技术手段，企业建立一个自己的信息化平台，实现材料采购的智能化、自动化、信息化，从而实现精细化管理，控制采购成本，最终提高项目利润，故建筑信息化建设中材料采购的信息化是极为必要的，有待重视。

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